Hier ist ein kurzes Tutorial darüber, was eDiscovery ist, wie es aussieht und wie man damit umgeht.
Nachfolgend ein paar Dinge, die Sie über eDiscovery wissen sollten. Wie eDiscovery aussieht (mehr als nur E-Mail-Speicherung), rechtliche Vorbereitungen, wie man Kosten senkt, wie man Beweise sichert, wann und warum man Rechtsberatung braucht und mehr. Wenn Ihre Organisation mit rechtlichen Problemen konfrontiert ist:
Wie eDiscovery aussieht?
Rechtsanwälte wissen, dass E-Discovery erst nach Erhalt einer gerichtlichen Mitteilung über die Einreichung einer Klage umgesetzt wird. Alternativ kann die Rechtsabteilung auf eine Situation aufmerksam werden, die zu einem Rechtsstreit führen könnte, und in Erwartung einer solchen Benachrichtigung intern elektronische Ermittlungsschritte einleiten. Was die meisten Personen außerhalb der Rechts- und Archivabteilung in Ihrer Organisation sehen werden, ist ein Hinweis zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht. Dies ist eine Mitteilung des Anwalts oder der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens, in der die Mitarbeiter angewiesen werden, elektronisch gespeicherte Informationen (wie alle anderen Daten oder digitale Informationen bezeichnen) oder andere Dokumente wie Papier oder Sprache zu schützen, die für einen bevorstehenden Rechtsstreit relevant sein könnten.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden nicht empfohlen. In den meisten Fällen wird die Rechtsabteilung die Reaktionen und Maßnahmen auf Warnungen genau überwachen, nachverfolgen, Audit-Trails und Aufzeichnungen zur Verwaltung von Aufzeichnungen anfordern und andere Dinge tun, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.
Warum Sie Ihre Legal Readiness frühzeitig einschätzen sollten?
m aktuellen Umfeld sind rechtliche Schritte gegen Ihr Unternehmen wahrscheinlicher, selbst wenn es sein Bestes tut, um am Laufen zu bleiben. Rollins stellt diese Checkliste zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie vorbereitet sind, bevor Sie Ihre geschäftlichen rechtlichen Hinweise abgeben. Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Daten durch, damit Sie wissen, welche Daten Sie besitzen, wo sie gespeichert sind und welche Technologie verwendet wird, um sie zu speichern, und wen Sie benachrichtigen müssen, wenn sie aufbewahrt werden müssen. Stellen Sie sicher, dass Informationsverwaltungsrichtlinien implementiert und aktualisiert werden und dass sie branchenspezifische Vorschriften und Datenschutzanforderungen der Rechtsprechung widerspiegeln.
Verarbeiten Sie neben Daten, die aufbewahrt werden müssen, auch Daten, die von Ihrer Organisation nicht mehr benötigt werden. Definieren Sie die Prozesse, die Sie möglicherweise in Zukunft benötigen, um Verwahrer in eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht zu versetzen, ihre Bestätigungen aufzuzeichnen und sie regelmäßig an laufende Datenaufbewahrungspflichten zu erinnern. Wenn Ihre Organisation aufgrund Ihrer Größe oder Branche häufig mit Rechtsstreitigkeiten konfrontiert ist, sollten Sie in Technologie investieren, um mehrere sich überschneidende gesetzliche Aufbewahrungspflichten und andere Aspekte des eDiscovery-Prozesses zu verwalten.
Wie Sie die Kosten kontrollieren, bevor Sie eine digitale Dokumentation erstellen müssen?
Eine Möglichkeit, einige dieser Kosten zu kontrollieren, besteht darin, qualifizierte Anwälte einzustellen und sie klug einzusetzen, um die Kosten und den Aufwand von Ermittlungen zu reduzieren und die relevantesten Informationen zur Unterstützung der Rechtsstrategie bereitzustellen.
Vielleicht bedeutet dies, eine Anwaltskanzlei zu beauftragen, die routinemäßig und professionell künstliche Intelligenz, Analyse-, Such- und eDiscovery-Tools einsetzt. Wenn Sie ein internes Rechtsteam haben, sollten Sie es mit solchen Tools ausstatten und in deren Verwendung geschult werden.
Die Effektivität von Anwälten, die solche Tools verwenden, hängt jedoch stark von der Vollständigkeit und Genauigkeit der Daten ab. Alle Daten sind ordnungsgemäß gekennzeichnet, Informationen werden auf dem neuesten Stand gehalten, zwischen Prozessen und Apps vollständig synchronisiert. All diese Vorabanstrengungen können die Kosten in Bezug auf Zeit, Aufwand, Anwaltsgebühren und potenzielle Strafen erheblich reduzieren.
Warum Sie mehr als nur E-Mails verarbeiten müssen?
eDiscovery betrachtet nicht nur Unternehmensdateien und E-Mails. Sondern alle Kommunikationen in allen Formen, Transaktionsdaten, Beziehungsdaten und Interaktionen auf immer mehr Plattformen. Richtig, diese Übung kann allen Beteiligten große Kopfschmerzen bereiten.
Was die Beweissicherung mit sich bringt
Das Speichern von Nachrichten und Dokumenten ist mehr als nur das Sammeln und Schützen wichtiger Nachrichten. Gleiches gilt für Papier- oder digitale Dateien. Die Originalnachricht wird zusätzlich zum Bearbeiten oder Löschen von Bildern, Dateien und anderen Anhängen benötigt. Auch Nadeln im Heuhaufen muss man schnell finden können
Es ist wichtig, einen relevanten Kontext für die vielfältigen Konversationen zu haben, die in modernen Collaboration-Tools stattfinden. Erkennen Sie schnell den vollständigen Kontext der Konversation.
Warum und wann man über die Beauftragung eines eDiscovery-Dienstleistungsunternehmens nachdenken sollte
eDiscovery hat zu einer ganzen Industrie qualifizierter Dienstleistungen geführt, die Rechtsabteilungen und betroffene Organisationen hilfreich oder schädlich finden können.
Wir als IT NEXT GEN GmbH können Ihnen folgendes anbieten:
- Forensische Erfassung elektronischer Daten
- Datenverarbeitung (insbesondere rendern gesammelter Daten in ein gemeinsames durchsuchbares und sortierbares Format)
- Datenhosting für den Zugriff von Rechtsanwälten und Sachverständigen
- Datenanalyse (einschließlich Suche, Anwendung künstlicher Intelligenz und Anwendung anderer Technologien)
- Datenüberprüfung auf Relevanz
- Übermittlung der Daten an eine andere Partei und Verwendung der Daten vor Gericht oder anderweitige Verwendung der Daten als rechtliches Beweismittel
Wie viel davon Sie benötigen, hängt von der Art des Rechtsproblems ab. Einige Situationen erfordern die Verwendung all dieser Komponenten von E-Discovery. Zivil- und strafrechtliche Rechtsstreitigkeiten umfassen beispielsweise häufig das gesamte Spektrum der E-Discovery-Dienste.
Was die letzten Schritte des eDiscovery-Prozesses beinhalten
Nach all dem ist noch ein weiterer Schritt erforderlich, um den eDiscovery-Prozess abzuschließen.
Kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren.
